Secretară / Responsabil Administrativ și Relații cu Clienții

Descrierea poziției

Scopul postului de Secretară / Responsabil Administrativ și Relații cu Clienții este de a asigura funcționarea eficientă, organizată și conformă a activității administrative și operaționale a centrului de formare profesională a adulților. Prin gestionarea completă a secretariatului, a documentației specifice, a relației cu cursanții, lectorii și companiile partenere, precum și prin susținerea logistică a cursurilor și a activităților de comunicare, titularul postului contribuie direct la desfășurarea în condiții optime a programelor de formare profesională, la respectarea cerințelor legale și la menținerea unei imagini profesionale a instituției, în strânsă colaborare cu asistentul manager și echipa de conducere.

Responsabilități

• Gestionarea activității zilnice de secretariat și administrativ;

• Comunicarea cu cursanții și potențialii clienți (telefonic, e-mail, social media);

• Oferirea de informații corecte privind cursurile și procedurile de înscriere;

• Întocmirea, verificarea și administrarea dosarelor cursanților;

• Gestionarea documentelor specifice formării profesionale (cataloage, condici, evidențe);

• Completarea, evidența și distribuirea diplomelor și certificatelor;

• Emiterea facturilor și gestionarea evidenței financiare primare;

• Administrarea arhivei fizice și digitale;

• Aprovizionarea cu materiale administrative și educaționale;

• Suport în activitățile de comunicare și marketing operațional;

• Colaborare directă cu asistentul manager și echipa de conducere;

• Deplasări la instituții sau parteneri, atunci când este necesar.

Cerințe

• Studii superioare finalizate

• Permis de conducere categoria B (este un avantaj)

• Competențe digitale  (Word, Excel, Outlook), utilizare pagini de socializare în scop profesional (Facebook, Instagram, WhatsApp Business), dexteritate ridicată în pe calculator, adaptare rapidă la aplicații și softuri noi; Canva – nivel operațional (opțional).

• Capacitate excelentă de organizare și planificare

• Atenție ridicată la detalii și rigoare în lucrul cu documente oficiale

• Abilități foarte bune de comunicare scrisă și verbală

• Capacitate de relaționare, socializare și lucru cu publicul

• Disponibilitate pentru activitate administrativă susținută, structurată și repetitivă

• Seriozitate, responsabilitate și stabilitate

Ce oferim

• Instruire completă la locul de muncă;

• Suport permanent și proceduri clare de lucru;

• Mediu profesional, organizat și stabil;

• Posibilitatea de dezvoltare într-o scoala de formare profesionala;

• Activitate cu impact real asupra oamenilor și comunității.

Locație: Pitești

Program: Full-time