Secretară / Asistent Administrativ

Cerințe:

• Experiență anterioară într-un rol similar de secretariat sau asistență administrativă

• Abilități foarte bune de organizare, planificare și prioritizare a activităților;

• Capacitate de a urmări și gestiona eficient task-uri multiple, cu atenție la detalii și respectarea termenelor;

• Bune abilități de comunicare scrisă și verbală, într-un mediu profesional, limba română - obligatoriu, iar limba engleză - constituie un avantaj;

• Cunoștințe bune de operare PC (Microsoft Office – Word, Excel, Outlook, calendar);

• Abilitatea de a lucra proactiv, cu orientare către soluții și follow-up constant;

• Discreție, corectitudine și respectarea confidențialității informațiilor;

• Atitudine pozitivă, spirit de echipă și dorință de implicare activă în viața organizației.

Condiții oferite:

• Pachet salarial motivant, corelat cu experiența și performanța;

• Contract de muncă pe perioadă nedeterminată;

• Mediu de lucru stabil, profesionist și colaborativ;

• Posibilitatea de dezvoltare profesională și implicare în activități diverse;

• Suport din partea echipei.

Responsabilități principale:

Administrare generală și suport office:

• Gestionarea corespondenței (email, documente fizice și electronice) și redactarea de documente simple;

• Preluarea și direcționarea apelurilor telefonice;

• Primirea vizitatorilor și asigurarea unei atmosfere profesionale și primitoare;

• Administrarea calendarului, inclusiv programarea întâlnirilor și asigurarea trasabilității concediilor;

• Monitorizarea și aprovizionarea cu consumabile de birou, menținând relația cu furnizorii.

Management documente și informații:

• Redactarea, editarea și formatarea documentelor (rapoarte, prezentări, oferte, minute);

• Organizarea, arhivarea și menținerea evidenței documentelor fizice și digitale;

• Scanarea, copierea și actualizarea bazelor de date interne.

Suport pentru meetinguri și activități curente:

• Pregătirea logistică a ședințelor și întâlnirilor;

• Participarea la meetinguri pentru întocmirea minutelor;

• Transmiterea minutelor către participanți și realizarea follow-up-ului pentru deciziile și task-urile stabilite;

• Susținerea activă a echipei în zona de administrare, urmărire task-uri și termene limită.

Comunicare și relații interne/externe:

• Asigurarea fluxului eficient de informații între departamente;

• Rol de punct de contact pentru furnizori, clienți și parteneri, în limita atribuțiilor.

Task-uri specifice și suport proiecte:

• Sprijin în gestionarea cheltuielilor și întocmirea deconturilor simple;

• Asistență administrativă pentru proiectele în derulare;

• Manipularea responsabilă a informațiilor confidențiale.