Facility Manager / Coordonator Receptie - Bucuresti

Facility Manager / Coordonator Recepție – București

Locație: București Program: Luni–Vineri, 08:00–18:00 Tip contract: Full-time

Despre rol

Căutăm un Facility Manager / Coordonator Recepție pentru a se alătura echipei noastre și a asigura gestionarea operațională a facilităților, precum și serviciile de recepție pentru un client internațional din industria farmaceutică, cu sediul în București.

Rolul este unul operațional și hands-on, combinând responsabilități de Facility Management, coordonarea furnizorilor, administrarea activităților de la nivelul locației și servicii de front office/recepție.

Persoana selectată va reprezenta un punct principal de contact pentru angajați, vizitatori, furnizori, subcontractori și landlord, contribuind la buna funcționare a locației.

Responsabilități principale

Facility Management & Operațiuni

• Gestionarea activităților zilnice de Facility Management și a solicitărilor venite din partea angajaților.

• Coordonarea și urmărirea intervențiilor de mentenanță, reparații și a altor solicitări tehnice.

• Colaborarea cu landlord-ul pentru problemele legate de clădire și infrastructură.

• Coordonarea și monitorizarea furnizorilor și subcontractorilor de servicii.

• Urmărirea mentenanței preventive și corective și verificarea finalizării lucrărilor.

• Identificarea și escaladarea problemelor tehnice, operaționale sau de siguranță.

• Gestionarea solicitărilor privind spațiile de lucru, sălile de ședință, accesul, parcarea și facilitățile biroului.

• Menținerea documentației și registrelor operaționale ale locației.

• Sprijin în cadrul inspecțiilor, auditurilor și activităților de conformitate.

Coordonare furnizori & activități administrative

• Coordonarea furnizorilor externi de servicii FM.

• Solicitarea și urmărirea ofertelor, comenzilor de achiziție, livrărilor și facturilor.

• Monitorizarea performanței furnizorilor și a documentației aferente.

• Menținerea evidențelor privind mentenanța, furnizorii și activitățile desfășurate în locație.

• Pregătirea rapoartelor operaționale și urmărirea acțiunilor deschise.

• Sprijin în activitățile de control al costurilor și administrare a serviciilor.

Recepție & Front Office

• Asigurarea unui serviciu de recepție profesionist și orientat către client.

• Primirea și înregistrarea vizitatorilor și gestionarea accesului acestora.

• Gestionarea ecusoanelor și a solicitărilor privind accesul.

• Preluarea și redirecționarea apelurilor telefonice.

• Monitorizarea și gestionarea adresei de e-mail generale a recepției.

• Primirea, înregistrarea și distribuirea corespondenței și coletelor.

• Coordonarea expedierilor prin curier.

• Monitorizarea necesarului de consumabile de birou și coordonarea reaprovizionării.

• Menținerea unei imagini profesionale a zonei de recepție și a spațiilor de așteptare.

• Oferirea de suport angajaților și vizitatorilor pentru solicitări administrative generale.

• Respectarea procedurilor de confidențialitate, GDPR, sănătate și securitate și a procedurilor clientului.

Cerințe

• Experiență anterioară în Facility Management, administrarea clădirilor, Workplace Management, Office Management, coordonare facilități sau un rol similar.

• Experiență în coordonarea furnizorilor, subcontractorilor sau prestatorilor de servicii.

• Foarte bune abilități de organizare și administrare.

• Abilități bune de comunicare și relaționare.

• Atitudine profesionistă și orientare către client.

• Capacitatea de a gestiona simultan mai multe solicitări și priorități.

• Cunoștințe bune de Microsoft Office, în special Outlook și Excel.

• Capacitatea de a întocmi rapoarte și de a menține o evidență riguroasă a documentelor.

• Limba engleză – nivel avansat, atât scris cât și vorbit.

• Limba română – nivel foarte bun.

• Capacitatea de a lucra autonom și de a prelua responsabilitatea pentru activitățile operaționale zilnice.

• Experiența într-un mediu corporate sau într-o companie multinațională reprezintă un avantaj.

• Experiența în industria farmaceutică, medicală sau într-un mediu reglementat reprezintă un avantaj.

Profilul candidatului ideal

Căutăm o persoană organizată, proactivă și responsabilă, care se simte confortabil atât în gestionarea activităților operaționale de Facility Management, cât și în interacțiunea directă cu angajații și vizitatorii.

Experiența în unul dintre următoarele roluri reprezintă un avantaj:

• Facility Manager / Facility Coordinator

• Workplace Coordinator

• Facilities Administrator

• Office Manager

• FM Coordinator

• Coordonator Recepție

• Receptionist Senior cu responsabilități de Facility Management

• Workplace Experience Coordinator

Ce oferim

• Poziție full-time într-un mediu corporate internațional.

• Posibilitatea de a lucra într-o locație a unei companii internaționale de top din industria farmaceutică.

• Mediu de lucru profesionist și structurat.

• Oportunități de dezvoltare în domeniul Facility Management și Workplace Services.

Aplicare

Dacă ești interesat(ă) de această oportunitate, te invităm să ne transmiți CV-ul în limba engleză.

Important: CV-urile trebuie transmise în limba engleză!!!!!!